Orientações para os servidores

AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS VIA SRP

Para aquisição de um bem ou serviço, primeiro consulte se nas Atas de Registros de Preços (ARP) vigentes consta o objeto pretendido.
Atas vigentes para o Campus Cubatão.

Em caso positivo, preencha o Documento de Formalização de Demanda (DFD) para aquisição por meio de SRP. 

Em caso negativo, veja abaixo Aquisição via Licitação Tradicional. Atenção: Os itens disponíveis em SRP não poderão ser adquiridos via licitação tradicional.

AQUISIÇÃO VIA LICITAÇÃO TRADICIONAL

Aquisição de materiais e contratação de serviços

 
Observação: para contratação de serviços ou aquisição de materiais de TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (TIC), deve-se seguir, além das orientações abaixo, as orientações constantes na IN SGD/ME Nº 94/2022. Veja mais em Contratações de TIC. Para solicitar a aquisição via Licitação Tradicional, deve-se apresentar ao Setor de Compras e Contratos (SCC), via e-mail adm.cbt@ifsp.edu.br, os seguintes documentos:

1) Documento de Formalização da Demanda (DFD): 
Formaliza a indicação dos servidores que serão responsáveis pela elaboração de todos os documentos.
Instruções para o preenchimento do formulário.
Modelo DFD (exceto TIC)
Modelo DFD para TIC

2) Estudo Técnico Preliminar (ETP-Digital): Estudo realizado pela Equipe de Planejamento para nortear a elaboração do Termo de Referência.
Modelo ETP (exceto TIC)
Estudo Técnico Preliminar TIC (ETP-Digital)

3) Planilha de Aquisição: Planilha de Aquisição (formato editável) - Incluir todas as especificações do item, a quantidade solicitada, a pesquisa de preços, além de outras informações.
Consultar o CATMAT em https://catalogo.compras.gov.br/cnbs-web/busca

4) Orçamentos - São necessários três orçamentos para cada item, e a média desses valores será o valor de referência do material divulgado aos licitantes. A pesquisa de preços deve seguir as regras das Instrução Normativa nº 65/2021 e do Caderno de Logística de Pesquisa de Preços.

Os orçamentos devem ser enviados em formato PDF, e podem ser obtidos nas seguintes fontes:

Compras.gov ou outros entes públicos (prioritariamente): No caso do Compras.gov as buscas podem ser feitas via ferramenta Pesquisa de Preços (necessita de login e senha), Painel de Preços, Atas de Registro de Preços e Pesquisa Textual. Se atentar para o prazo de validade dos orçamentos;

Fornecedores: É obrigatória a apresentação dos e-mails da solicitação formal do requisitante e resposta do fornecedor. O orçamento deve conter descrição do objeto, valor, razão social, CNPJ, endereço e telefone de contato. Registrar na Análise Crítica de Preços outros fornecedores que foram consultados e não enviaram suas propostas;

Sítios Eletrônicos/Mídias Especializadas: Para orçamentos obtidos por sites é obrigatório que conste data e horário da pesquisa, apresentar o valor real do produto, não considerar promoções que destoem da média do mercado. Não é admitido orçamento de sítios de leilão ou intermediários de vendas;

Outro método: vide Instrução Normativa nº 65/2021.

No caso de orçamentos encontrados em sites, excluir páginas que não são relevantes e salvar em PDF apenas a página que contém as informações que de fato importam como descrição do material, valor e foto.

Observação para Orçamentos TIC: As estimativas de preços constantes em modelos de contratações de soluções de TIC, publicados pela Secretaria de Governo Digital, poderão ser utilizadas como preço estimado, descartando-se a necessidade de elaborar pesquisa de preço para esses itens.
Nos demais casos, após realizar a pesquisa de preços, deve-se comparar o resultado encontrado com o preço do item nos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas publicadas pela Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Se o resultado da sua pesquisa resultar em valor superior, devem-se considerar as estimativas constantes dos catálogos como preço estimado.

5) Análise Crítica de Preços: Análise Crítica de Preços - Ofício Eletrônico onde o requisitante explica como obteve os valores de referência e onde se justifica tudo aquilo que diz respeito à pesquisa de preços como, por exemplo, não encontrar o orçamento prioritário, necessidade de utilizar outro método de pesquisa, apresentação de menos de três orçamentos, valores de frete e etc.

6) Mapa de Riscos: Mapa de Riscos (Para o Planejamento da Contratação e para a Seleção do Fornecedor): Documento que informa quais são os riscos que podem ocorrer durante a tramitação do processo de contratação e quais serão as medidas preventivas e de ações de contingência.

DEMAIS ETAPAS DO PROCESSO

Após ajustes necessários e preparo de todos os documentos referentes a licitação, o processo será enviado para a análise e aprovação da Procuradoria Regional Federal. Caso haja recomendações da Procuradoria, as áreas serão informadas para que respondam aos itens do parecer.

Após esta aprovação o Pregão Eletrônico é publicado no Diário Oficial. 

Obrigatoriamente o Pregão deve ficar publicado por no mínimo oito dias úteis no Diário Oficial para dar ampla visibilidade aos licitantes/fornecedores interessados.  Após os oito dias de publicação o Pregão é aberto para disputas.  Os licitantes enviarão suas propostas que serão remetidas às áreas requisitantes para aceitação.

Após o encerramento do Pregão as áreas requisitantes são informadas e o processo encaminhado para homologação e empenho mediante disponibilidade orçamentária.

Após confirmar o recebimento do empenho os fornecedores poderão entregar os itens em até 60 dias, e realizada a entrega os requisitantes analisarão os itens e procederão com o ateste da Nota Fiscal, que será encaminhada para pagamento, concluindo-se assim o processo de aquisição.

Fiscalização de contrato

Manuais IFSP Reitoria - GESTÃO E FISCALIZAÇÃO
Orientações para abertura de processo mensal de pagamento de contrato